Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Identificación del Responsable del Tratamiento

2. Alcance y a quién se aplica

Esta política rige el tratamiento de los datos personales que VAELTIS S.A.S. recoge y administra a través de su sitio web y de sus aplicaciones —Vaeltis Audit, Vaeltis Compliance, Vaeltis Consolida, Vaeltis Contable y Vaeltis Impuestos— y aplica a:

• Visitantes del sitio web y personas que solicitan información, una demostración o soporte.
• Usuarios de las aplicaciones: socios, gerentes, supervisores, asistentes y demás integrantes de las firmas suscriptoras.
• Terceros vinculados al trabajo de nuestros clientes: personas relacionadas con las empresas auditadas, empleados incluidos en la liquidación de nómina, contribuyentes cuyas declaraciones tributarias prepara una firma cliente —incluidos sus ingresos, patrimonio, retenciones y dependientes— y contrapartes objeto de debida diligencia.

Ahora bien, no todos los datos de terceros llegan igual, y la ley trata cada caso distinto. Son tres situaciones, no dos, y de cuál se trate depende quién autoriza y quién responde:

En las dos últimas situaciones el Responsable es la firma, no VAELTIS: es ella quien decidió recoger esos datos, quien debe tener la autorización del Titular y quien responde por su uso. VAELTIS solo los trata siguiendo sus instrucciones y para prestarle el servicio contratado. La tercera es la más frecuente, y por eso las aplicaciones exigen a la firma declararlo expresamente antes de dejarla continuar.

3. Definiciones

Se emplean las definiciones del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012. En lenguaje corriente:

• Titular: la persona natural dueña de los datos.
• Responsable: quien decide para qué y cómo se usan los datos.
• Encargado: quien los trata por cuenta del Responsable.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación —salud, origen racial, orientación política, convicciones religiosas, datos biométricos, entre otros—.
• Autorización: el consentimiento previo, expreso e informado del Titular.

4. Datos que recogemos y para qué

No usamos los datos de nuestros clientes ni de sus terceros para entrenar modelos de inteligencia artificial, ni los vendemos, ni los cedemos con fines publicitarios.

Registro de ingresos y de actividad

Al ingresar a cualquiera de las aplicaciones de Vaeltis se registran la dirección IP desde la que se conecta, el navegador y el sistema operativo del equipo, y la fecha y hora del ingreso.

Estos datos se tratan con dos finalidades: verificar que cada licencia la use una sola persona —cada cuenta es personal e intransferible— y proteger la cuenta del Titular frente a accesos no autorizados, avisándole cuando se detecte un ingreso desde un equipo o una dirección distintos de los habituales. Un ingreso desde un equipo desconocido suele ser la primera señal de que alguien más entró a la cuenta.

Se conservan doce (12) meses contados desde cada ingreso, y después se suprimen de forma automática. Ese plazo corresponde a la vigencia anual de la licencia: es el tiempo necesario para advertir si una misma cuenta la usan varias personas a lo largo de un período facturado, y para que el Titular pueda consultar accesos anteriores si denuncia un acceso indebido. Es un plazo distinto —y más corto— que el del registro de las acciones realizadas dentro del sistema, que sigue los términos de la ley comercial, tributaria y contable.

Estos datos no se usan para elaborar perfiles comerciales, para publicidad, ni para determinar la ubicación exacta del Titular. El Titular puede consultarlos y ejercer los derechos del artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 por los canales indicados en la sección 9.

5. Datos sensibles y datos de niños, niñas y adolescentes

VAELTIS no solicita datos sensibles para prestar sus servicios. Cuando una firma cliente carga información que pueda contener datos sensibles —por ejemplo, incapacidades dentro del módulo de nómina—, es esa firma quien debe contar con la autorización del Titular y quien responde por ella.

Y no se da por supuesto: al cargar datos de un tercero, las aplicaciones exigen a la firma declarar expresamente que ya obtuvo esa autorización y que conserva la prueba para entregarla si el Titular o una autoridad la exige. Esa declaración queda registrada con la fecha, quién la hizo y el texto que aceptó.

No dirigimos nuestros servicios a menores de edad ni recogemos sus datos de forma directa. Si un menor apareciera como Titular en información cargada por un cliente, su tratamiento deberá responder al interés superior del menor y contar con la autorización de su representante legal, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012.

6. Autorización

La autorización se obtiene antes de tratar los datos y se conserva como prueba. Se entiende otorgada cuando el Titular, de forma libre e informada:

• Marca la casilla de aceptación en el formulario de contacto o de registro.
• Acepta el aviso que se muestra al iniciar una conversación por chat.
• Acepta los términos al crear su cuenta en cualquiera de las aplicaciones.

De cada autorización se conserva constancia de que se otorgó, cuándo, bajo qué versión de este documento, desde qué dirección IP y con qué navegador. Esos datos técnicos existen únicamente para poder demostrar la autorización si el Titular la exige, y no se emplean para perfilarlo ni con fines publicitarios.

La autorización puede revocarse en cualquier momento por los canales del numeral 9, salvo que exista un deber legal o contractual de conservar la información.

7. Derechos del Titular

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, usted puede:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
2. Solicitar prueba de la autorización que otorgó.
3. Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
5. Revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlos.
6. Acceder gratuitamente a sus datos, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de esta política que motiven nuevas consultas.

8. Encargados y transferencia internacional

Para operar, VAELTIS se apoya en proveedores de tecnología que actúan como Encargados y que, por su naturaleza, alojan o procesan información fuera de Colombia. Se lo informamos de manera expresa porque la Ley 1581 lo exige:

Con cada uno existe una relación contractual que los obliga a tratar la información únicamente para prestar el servicio y a mantener medidas de seguridad.

Sobre la inteligencia artificial. Sus funciones son opcionales y solo se activan cuando el usuario las invoca. El SuperAdministrador de la plataforma decide qué proveedores quedan habilitados, y cada firma puede usar sus propias cuentas. Si su firma prefiere que su información no salga hacia proveedores ubicados fuera de Estados Unidos, puede solicitarlo y se limitarán los proveedores disponibles para su cuenta.

Lectura asistida de documentos

Para leer documentos —un certificado, un soporte escaneado, una factura, una declaración presentada— la plataforma puede apoyarse en un proveedor de inteligencia artificial que actúa como Encargado, con el solo fin de extraer los datos del documento y devolverlos. Esos proveedores no usan la información para entrenar sus modelos ni para ninguna finalidad propia. La firma decide si activa esa lectura asistida y con qué proveedor; mientras no la active, los documentos no salen de la plataforma. El listado de proveedores activos se lista en la tabla de esta misma sección, con el país donde procesan la información.

Esto aplica tanto a los datos propios de quien usa la plataforma como a los documentos de terceros que una firma cargue bajo su propia responsabilidad, en los términos de la sección 4 de esta política. La habilitación de un Encargado para esta finalidad está permitida por el artículo 4 literal c) de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 25 numeral 4 del Decreto 1377 de 2013, y por eso se informa aquí de manera expresa.

9. Cómo ejercer sus derechos

El área encargada de atender consultas y reclamos es la Administración de VAELTIS S.A.S., a través de:

• Correo: [email protected], con el asunto «Protección de datos personales».
• Correspondencia física: Carrera 25 # 39 Sur - 25, Envigado (Antioquia), Colombia.

Plazos

• Consultas: se atienden en un máximo de diez (10) días hábiles. Si no fuera posible, se informa el motivo y se atiende dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
• Reclamos: se atienden en un máximo de quince (15) días hábiles. Si no fuera posible, se informa el motivo y la fecha en que se atenderá, que no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Si el reclamo se recibe incompleto, se solicitará al interesado que lo corrija dentro de los cinco (5) días siguientes. Pasados dos (2) meses sin respuesta, se entenderá que desistió.

10. Seguridad de la información

Aplicamos medidas técnicas y administrativas razonables para proteger la información: cifrado del tráfico, contraseñas almacenadas de forma irreversible, verificación en dos pasos, cierre automático de sesión por inactividad, separación estricta de la información entre firmas y entre clientes, enlaces de descarga temporales y respaldos periódicos. Ninguna medida elimina por completo el riesgo, pero mantenemos un proceso de mejora continua.

11. Vigencia de la política y de las bases de datos

Versión de este documento: 2026-08-07. Es la referencia que queda guardada en cada constancia de autorización, para poder demostrar qué texto leyó el Titular el día que autorizó.

Cambios de esta versión frente a la anterior (2026-07-29): se declara el registro de ingresos —dirección IP, navegador y fecha y hora de cada acceso—, con sus dos finalidades: verificar que cada licencia la use una sola persona, y proteger la cuenta del Titular avisándole cuando se detecte un ingreso desde otro equipo. Se fija además un plazo de conservación de doce (12) meses, tras el cual esos datos se borran automáticamente (sección 4). Ese tratamiento ya venía ocurriendo y no estaba declarado.

Cambios de la versión 2026-07-29 frente a la anterior (2026-07-28): se informa de manera expresa que la lectura asistida de documentos puede apoyarse en un proveedor de inteligencia artificial que actúa como Encargado, que no entrena sus modelos con esa información, y que mientras la firma no active esa lectura los documentos no salen de la plataforma (sección 8).

Esta política rige a partir del 23 de julio de 2026, fecha de constitución de la compañía. Las bases de datos se conservarán mientras exista la relación con el Titular y, después, durante los términos exigidos por la ley comercial, tributaria y contable colombiana. Cumplidos esos términos, la información se suprime o se anonimiza.

Cualquier cambio sustancial será comunicado a los Titulares por correo electrónico y publicado en esta misma página antes de entrar en vigencia.

12. Registro Nacional de Bases de Datos

El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) es obligatorio únicamente para ciertas organizaciones según su tamaño y naturaleza. VAELTIS S.A.S. evalúa anualmente si le corresponde y, de ser así, mantiene el registro al día ante la Superintendencia de Industria y Comercio.